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エクセル職人への道(1)

前回の倫理の記事で、40科目ぐらい選択科目があると書きましたが、内容は本当に幅広です。戦略・マーケティング・ファイナンス・起業といったビジネスに直結した分野から、コーチングなどのソフト・スキルまで様々。そんな中、実用的で役に立つということで知られたエクセルの授業を魚尾獅は今学期受講しています。

「上級エクセル・モデリング」というのが授業のタイトルなんですが、担当のティリーズ(H.Thriez)教授は、HECで教鞭をとって40年以上の超ベテラン教授(正確に言うと退職して名誉教授なんだけどまだ現役で教えている)。モデリングによるリスク管理などが専門とか。

社会人になってから10年以上エクセルを使い続けていて、人並みには使っているつもりだけど、機能を使いこなせているようにも思えなかったので、今回この授業を取ることにしました。まだ1回目の授業が終わっただけだけど、結構いろいろ収穫があったので、備忘録を兼ねてブログにアップすることにしました。

この授業の目的はいたってシンプル。
・普段から使っているエクセルの機能をより効果的に活用する方法を学ぶこと
・今まで使ったことのないエクセルの機能を学ぶこと
この2点に尽きます。

授業の冒頭で、教授が簡単なエクセルの表を見せて、「この表を作るのにどれぐらい時間が必要か?」と我々に尋ねました。製品のリストで、それぞれ単価と売上数量が書いてあって、ある年の実績と翌年の見込みが計算されている、まぁ普通の表です。

教授:この表を今から作ってもらうけど、どれぐらいでできる?10分で作れる?
 (数名手を挙げる)
教授:20分?
 (魚尾獅も含め大半が挙手)
教授:じゃ、とりあえず10分あげるから作ってみて。
 (といって教室から去る)

 (10分後)
教授:できた?
 (できたクラスメイトもいるみたい。魚尾獅も含め大半は未完成。)
教授:今度は私が手本を見せるから
 (といってタイマーをセットして、おもむろに作業開始)

…で完成に要した時間は2分!

こんな感じでデモをやって、いかに効率的に使うかが大事なことかを彼は強調するわけです。途中入力ミスとか手戻りもあったんだけど、それで2分ちょっとだからビックリ。

そんな感じで始まったこの授業。今回使ったテクニック等は以下のとおり。

【ショートカットキー】
Ctrl + * : 表内の範囲選択(空白のセルや行で囲まれている範囲を選択してくれる)
Alt + = : 選択範囲内の縦横を合計
つまりこの2つのアクションで表の集計行が完成しちゃうんですね。式の入力もドラッグとかでコピーする必要もないので、これは効率的。
Ctrl + F : 検索(置換はH)
リボンにキーを表示させるやり方でも十分早いけど(この場合だとAlt→H→FD→F)(置換は最後がR)
Ctrl + ` : セルの値表示と数式表示の切替

【関数】
IF
RAND
INT

例えば2桁の数字をランダム表示させるには、=INT(100*RAND())という関数を使うってことですね。

【機能全般】
書式のコピー・貼り付け:デフォルトで、ホーム・タブのリボンの一番左に表示されているやつですが、実は使ったことなかった。
テーブルとして書式設定:ただし2010ではこれを使うと編集がかえって不自由になることも。この場合は範囲に変換する必要がある。
置換:便利だがうっかり元データまで置換してしまわないよう注意。例えば表中の2011年を2012年に置換する場合、表内に2011という生データがあるとこれも2012に置換されてしまう。この場合は、スペース+2011を置換するなど、工夫が必要。
「セルの書式設定」のユーザー定義:正の数;負の数;ゼロ;テキスト の順で書式を定義できる。条件は[]で設定できる。(でもなぜここは日本語で設定するんでしょうね。関数は英語なのに。)
条件付き書式:数式を使用してセルに書式設定をする。上のユーザー定義の書式設定と組み合わせるといろいろなことができる。

 最後に、授業では特に説明はないけど、個人的によく使うショートカット・キーも併せて。

Shift + スペース:行選択
Ctrl + スペース:列選択
Ctrl + 正符号(+):挿入
Ctrl + 負符号(-):削除
Ctrl + PgUp(or PgDn):ブック内のワークシート・タブの切替
Shift + F8:隣接しないセルや範囲を選択範囲に追加

 この授業は本当に実務に特化しているという意味では、今日からすぐ役立つみたいな本当に有益な授業なんですが、その反面、授業についていくのも実は結構大変だったりします。それについてはまた次回以降で記事にできればって思います。

注)ちなみにショートカット・キーに関して、正符号(+)、アスタリスク(*)、アクセント(`)等はシフト・キーを押しながら該当キーを押すことになりますが、ショートカット・キーの記載としては省略しています。
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theme : MBA
genre : 学校・教育

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SINCE APRIL 2010

第4部 アフリカの奇跡(2014年12月~)

第3部 フランス留学生活(2011年8月~2012年12月)

第2部 留学準備中(2010年10月~2011年7月)

第1部 "Business School"へ挑戦(2010年4月~2010年9月)

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